Кәсіподақ құжаттарын рәсімдеу кәсіподақ мүшелерінің есеп журналын толтырудан басталады.
Журналға кәсіподақ мүшесі туралы негізгі мәліметтер енгізіледі: тегі, аты, әкесінің аты; туған күні; атқаратын лауазымы; мекен-жайы және телефоны; кәсіподаққа кіру күні; кәсіподақ билетін алғаны үшін қолы; кәсіподақтан шығу күні; шығу себебі.
Кәсіподақ мүшесін журналға енгізу кезінде, кәсіподаққа кірген қызметкердің жалақысынан (стипедиядан, егер ол білім беру ұйымдарының студенті болса) мүшелік жарнаны ұстап қалу туралы өтініш қабылдайды және кәсіподақтың есепшотына аудару арқылы ұсталады.